Kwaliteit raakt processen, mensen, producten, systemen
en de samenwerking met klanten en leveranciers
Jouw rol en verantwoordelijkheden
Als Kwaliteitsmanager ben jij verantwoordelijk voor het borgen en verbeteren van kwaliteit binnen de organisatie. Je zorgt dat processen beheerst verlopen, dat producten en diensten voldoen aan afspraken en normen, en dat afwijkingen leiden tot structurele verbetering. Je houdt je bezig met kwaliteitsbeleid, procedures, audits, klachten, verbeteracties en certificeringen zoals ISO 9001 of sectorspecifieke normen.
Je rol is organisatiebreed: kwaliteit raakt processen, mensen, producten, diensten, systemen en de samenwerking met klanten en leveranciers.
De uitdagingen in jouw dagelijkse werk
In de praktijk merk je dat kwaliteitsinformatie vaak versnipperd is. Procedures staan los van de uitvoering, auditbevindingen worden niet altijd tijdig opgevolgd en verbeteracties verdwijnen naar de achtergrond. Klachten en afwijkingen leveren wel signalen op, maar het is lastig om patronen te herkennen en structureel te verbeteren.
Daarnaast moet je richting management, auditors en klanten aantoonbaar maken dat kwaliteit produkten, diensten en de organisatie onder controle is en dat je organisatie leert en verbetert. Dat vraagt om overzicht, samenhang en betrouwbare informatie.
1. Kwaliteitsmanagement (Quality)
Kwaliteitsprocessen liggen vaak divers vast: procedures in flowsheets, registraties in Excel, klachten via e-mail, audits in losse rapporten. Daardoor is het lastig om een compleet beeld te krijgen van de werkelijke prestaties.
Jouw verantwoordelijkheden
- Vastleggen en beheren van kwaliteitsbeleid, procedures en werkinstructies;
- Het inrichten en uitvoeren van interne audits en inspecties;
- Het registreren en opvolgen van afwijkingen, klachten en non-conformities;
- Het plannen, uitvoeren en borgen van verbetermaatregelen (CAPA);
- Het monitoren van prestaties via dashboards en rapportages;
- Het ondersteunen van certificeringen en hercertificeringen.
Gevolg zonder goede ondersteuning
Veel van je tijd gaat naar het zoeken, samenvoegen en controleren van informatie. Auditvoorbereiding kost weken en het is lastig om snel betrouwbare managementinformatie te leveren.
Met een geïntegreerd QHSE-platform leg je audits, afwijkingen, verbetermaatregelen en KPI’s centraal en volledig geïntegreerd vast. Je hebt op elk moment volledige controle en inzicht in ontwikkelingen.
met EXB Software als ondersteuning
- Eén bron van waarheid voor kwaliteitsinformatie.
- Geplande controles en audits.
- Directe rapportages en dashboards voor management en auditors.
- Continue duidelijke opvolging, borging en inzetten van verbetermaatregelen.
- Steeds aantoonbaar compliant met wetten en regels.
2. Kwaliteit door structuur, sturing en verantwoording
Probleem
Kwaliteitsafspraken, procedures en verantwoordelijkheden zijn vaak versnipperd vastgelegd. Hierdoor ontbreekt overzicht en is het lastig om consistent te sturen en verantwoording af te leggen richting management en auditors.
Jouw verantwoordelijkheden
Je moet zorgen voor een duidelijke structuur waarin rollen, processen en verantwoordelijkheden helder zijn vastgelegd. Je wilt inzicht in de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem en grip op besluitvorming en opvolging.
Gevolgen zonder goede ondersteuning
- Onduidelijk eigenaarschap van processen
- Inconsistent werken tussen afdelingen of locaties
- Beperkte stuurinformatie voor management
- Moeizame audits en verantwoording
met EXB Software als ondersteuning
EXB Software legt structuur vast in organisatie, processen en verantwoordelijkheden. Beleidsafspraken, procesflows en taken zijn centraal en actueel beschikbaar, waardoor jij gericht kunt sturen en eenvoudig verantwoording aflegt.
3. Rapportage en analyse – Afwijkingen, trends en stuurinformatie
Probleem
Afwijkingen, klachten en auditbevindingen leveren veel data op, maar zonder samenhang blijft analyse tijdrovend. Trends worden laat herkend en sturing is vooral reactief.
Jouw verantwoordelijkheden
Je moet afwijkingen analyseren, trends herkennen en management voorzien van betrouwbare stuurinformatie. Alleen zo kun je gericht verbeteren en prioriteiten stellen.
Gevolg zonder goede ondersteuning
- Beperkt inzicht in oorzaken en patronen
- Reactief optreden na klachten of audits
- Veel handmatig rapportagewerk
- Onvoldoende onderbouwing van beslissingen
met EXB Software als ondersteuning
EXB Software combineert registraties, audits en acties in dashboards en rapportages. Je ziet realtime waar afwijkingen ontstaan, hoe acties verlopen en waar structurele verbeteringen nodig zijn.
4. Processen en instructies – Juist en beheerst werken schept kwaliteit
Probleem
Procedures en werkinstructies bestaan vaak wel, maar sluiten niet altijd aan op de praktijk. Medewerkers werken met verschillende versies of interpreteren instructies verschillend.
Jouw verantwoordelijkheid
Je moet zorgen dat processen eenduidig zijn vastgelegd, actueel blijven en correct worden toegepast. Medewerkers moeten weten wat van hen wordt verwacht en toegang hebben tot de juiste instructies.
Gevolg zonder goede ondersteuning
- Variatie in uitvoering van werkzaamheden
- Verhoogde kans op fouten en afwijkingen
- Discussies over de juiste werkwijze
- Kwaliteit afhankelijk van individuele ervaring
met EXB Software als ondersteuning
Met EXB Software koppel je processen direct aan procedures, instructies en rollen. Versiebeheer en goedkeuringsworkflows zorgen dat medewerkers altijd met de juiste informatie werken, ook via de mobiele app.
5. Communicatie, Bewustzijn en Training
Probleem
Kwaliteit van diensten en producten staat of valt met gedrag op de werkvloer. Als informatie versnipperd is en medewerkers niet weten waar ze terecht kunnen, blijft kwaliteit “iets van de stafafdeling”.
Jouw verantwoordelijkheden
- Fungeren als centraal aanspreekpunt voor kwaliteits-vraagstukken.
- Voorlichten en trainen van medewerkers, leidinggevenden en contractors.
- Bevorderen van bewustzijn, meldcultuur en betrokkenheid.
- Delen van incidentlessen, best practices en updates in beleid of procedures.
- Borging van kennis via procedures, instructies, e-learnings en periodieke herhaling.
Gevolg zonder goede ondersteuning
Communicatie verloopt adhoc via e-mail, bijeenkomsten en losse documenten. Je hebt weinig inzicht in wie wat heeft gelezen, gevolgd of afgerond.
met EXB Software als ondersteuning
- Je publiceert centraal procedures, instructies en documenten en maakt ze mobiel beschikbaar.
- Medewerkers hebben één vaste plek voor informatie en meldingen.
- Trainingen, certificeringen en bevoegdheden structureer je en plan je met regelmaat in.
- De competenties zijn per medewerker inzichtelijk.
- De app voorziet in procedures, instructies, documenten, toolboxen, auditlijsten, melden van constateringen en problemen, terugmelding op ingestuurde items, etc..
- Je vergroot de betrokkenheid en transparantie, met minder losse communicatiekanalen.
Van brandjes blussen naar proactief kwaliteitsbeleid
De verantwoordelijkheden van de Kwaliteitsmanager raken de hele organisatie. Zonder goede structuur en ondersteuning is het bijna onvermijdelijk dat je vooral reactief werkt: reageren op incidenten, productafwijkingen, klachten van klanten, auditbevindingen en vragen achteraf.
Met een geïntegreerd QHSE- en GRC-platform zoals EXB Software kunt je als kwaliteitsmanager:
- Informatie bundelen in één omgeving in plaats van in losse Excel-bestanden en mappen.
- Processen standaardiseren en automatiseren, van melding tot maatregel.
- Aantoonbaar compliant zijn met wet- en regelgeving en diverse normen.
- Proactief sturen op risico’s en prestaties, in plaats van achteraf afkeuren en repareren.
- Meer rust en overzicht creëren – voor uzelf én voor de hele organisatie.
Hoe EXB Software je kan helpen
EXB Software is geen leverancier van “nog een systeem”, maar partner in organisatieverbetering. Samen kijken we naar:
- De huidige processen, verantwoordelijkheden en informatiebronnen.
- Waar risico’s, onduidelijkheden, doublures en inefficiënties zitten.
- Hoe we een geïntegreerde structuur kunnen neerzetten die past bij jouw organisatie.
- Dat die nieuwe structuur een cyclus van continue verbetering kent.
- Hoe je stap voor stap kunt groeien naar aantoonbaar en proactief kwaliteitsbeheer.
Wilt je jouw rol als kwaliteitsmanager verschuiven van brandjes blussen naar gericht aansturen?
Wilt u echt het verschil maken en kwaliteit in je bedrijf naar een hoger plan trekken?
Neem contact op voor een gesprek of een demo. We laten je graag zien hoe je met EXB Software meer grip, rust en overzicht krijgt in je verantwoordelijkheden als kwaliteitsmanager.