Bedrijfsstructuur als fundament
voor grip en verantwoordelijkheid
Organisatie
Structuur als fundament voor grip en verantwoordelijkheid
Binnen QHSE-, GRC- en complianceprocessen is duidelijkheid over de organisatie essentieel. Wie is waarvoor verantwoordelijk, welke afdelingen zijn betrokken, en welke procedures gelden waar? Zonder vastgelegde organisatiestructuur ontstaan onduidelijkheden, versnippering en discussie over eigenaarschap. Dat maakt beheersing lastig en vergroot het risico dat maatregelen niet worden opgevolgd.
Van losse organogrammen naar een werkend model
In veel organisaties bestaat de organisatiestructuur wel op papier, maar is deze niet verbonden met de dagelijkse praktijk. Functies, rollen en verantwoordelijkheden zijn onvoldoende gekoppeld aan processen, documenten en taken. Hierdoor wordt het lastig om consequent te sturen op naleving, toegangsrechten en opvolging van acties.
Organisatie vastleggen binnen EXB Software
Met EXB Software leg je de volledige organisatiestructuur centraal en onderhoudbaar vast. Van concern- of landenstructuur tot vestigingen, afdelingen, hiërarchieën, functies en individuele medewerkers. Deze structuur vormt de basis voor vrijwel alle andere onderdelen binnen het platform.
Je gebruikt de organisatiestructuur onder andere voor:
- het toewijzen van verantwoordelijkheden en eigenaarschap;
- het bepalen van rollen en toegangsrechten;
- het gericht beschikbaar stellen van informatie, documenten en procedures;
- het koppelen van processen, workflows en procesflows aan de juiste functies en afdelingen.
Koppeling met processen, procedures en taken
Procedures en procesflows worden direct gekoppeld aan de relevante onderdelen van de organisatie. Zo ziet een medewerker alleen de instructies en processen die voor zijn of haar rol van toepassing zijn. Tegelijkertijd is altijd inzichtelijk wie verantwoordelijk is voor goedkeuring, uitvoering en opvolging.
Taken en verbeteracties worden automatisch toegewezen op basis van functie, afdeling of hiërarchie. Verandert de organisatiestructuur, dan verandert de werking van het systeem mee, zonder dat je alles opnieuw hoeft in te richten.
Beveiliging en beheersing in één systeem
De vastgelegde organisatiestructuur vormt ook de basis voor toegangsbeveiliging. Je bepaalt wie welke informatie mag zien, wijzigen of goedkeuren. Dit ondersteunt aantoonbare compliance en voorkomt ongewenste toegang tot gevoelige informatie.
Resultaat voor jouw organisatie
Je beschikt over één actueel en betrouwbaar organisatiemodel dat niet alleen inzicht geeft, maar daadwerkelijk wordt gebruikt in het dagelijkse werk. Verantwoordelijkheden zijn helder, processen sluiten aan op de praktijk en informatie komt automatisch bij de juiste personen terecht. Dat zorgt voor rust, consistentie en aantoonbare beheersing binnen je organisatie.