Je wilt klachten en claims beheersen,
niet laten escaleren
Klachten management en claim opvolging
Klachten en claims zijn signalen dat iets in je organisatie niet goed is verlopen. Of het nu gaat om een klantklacht, een schadeclaim of een formele aansprakelijkstelling: je wilt snel inzicht, duidelijke opvolging en zekerheid dat het correct wordt afgehandeld. In de praktijk merk je echter dat informatie verspreid raakt, verantwoordelijkheden onduidelijk zijn en leren van klachten onvoldoende structureel gebeurt.
Dat vergroot het risico op herhaling en reputatieschade.
Registreren alleen is niet genoeg
Veel organisaties registreren klachten en claims, maar missen overzicht in de afhandeling. Wie doet wat? Welke acties lopen nog? Wat is de status richting de melder of externe partij? En wat leren we hiervan voor onze processen en maatregelen? Zonder samenhang blijft klachtenafhandeling vooral reactief.
Zo ondersteunt EXB Software jou bij Klachten en Claims
Met EXB Software richt je klachten- en claimmanagement in als een gestructureerd en transparant proces. Je borgt registratie, opvolging en analyse in één systeem, gekoppeld aan je QHSE- en GRC-processen.
Je kunt onder andere:
- klachten en claims centraal registreren, intern en extern;
- verantwoordelijkheden, taken en deadlines automatisch toewijzen;
- correspondentie, documenten en bewijsmateriaal vastleggen;
- status en voortgang realtime volgen;
- samenwerken over afdelingen heen aan afhandeling en onderzoek.
Van afhandeling naar inzicht en verbetering
Na afhandeling stopt het proces niet. Je analyseert oorzaken, herkent patronen en legt verbanden met processen, risico’s en incidenten. Verbetermaatregelen worden vastgelegd en opgevolgd via dezelfde workflows, zodat leren en verbeteren structureel onderdeel worden van klachten- en claimmanagement.
Via dashboards en rapportages krijg je inzicht in aantallen, doorlooptijden, oorzaken en trends. Dit ondersteunt onderbouwde besluitvorming richting management en helpt om herhaling te voorkomen.
Aantoonbaar en controleerbaar
Alle stappen in het proces zijn vastgelegd en herleidbaar. Dit maakt het eenvoudiger om verantwoording af te leggen richting klanten, verzekeraars, toezichthouders of auditors. Je laat niet alleen zien dát klachten en claims worden opgepakt, maar ook hoe en met welk resultaat.
Wat levert dit jou op?
Je houdt grip op klachten en claims, voorkomt dat zaken blijven liggen en benut signalen om je organisatie te verbeteren. Dat leidt tot minder herhaling, betere klantrelaties en meer rust en zekerheid in jouw rol.