Kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu aantoonbaar op orde
In grote organisaties rust er veel druk op de schouders van de QHSE-manager. Je bent verantwoordelijk voor kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu – én je moet kunnen aantonen dat de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving, normen en interne afspraken.
Tegelijkertijd krijgt je te maken met incidenten, audits, Excel-lijsten, mailtjes, rapportages en adhoc vragen van directie en toezichthouders. Zonder goede structuur verandert je rol al snel in continu brandjes blussen.
Hier lees je wat de rol van de QHSE-manager allemaal inhoudt – en hoe software je kan helpen om van reactief naar proactief risicobeheer te gaan.
1. Kwaliteitsmanagement (Quality)
Kwaliteitsprocessen liggen vaak divers vast: procedures in flowsheets, registraties in Excel, klachten via e-mail, audits in losse rapporten. Daardoor is het lastig om een compleet beeld te krijgen van de werkelijke prestaties.
Jouw verantwoordelijkheden
- Ontwikkelen, implementeren en onderhouden van systemen om de kwaliteit te borgen.
- Uitvoeren en begeleiden van interne en externe audits.
- Analyseren van afwijkingen, klachten en kwaliteitsproblemen.
- Initiëren en bewaken van corrigerende en preventieve maatregelen (CAPA).
- Rapporteren over kwaliteitsindicatoren, trends en verbetervoorstellen.
Gevolg zonder goede ondersteuning
Veel van je tijd gaat naar het zoeken, samenvoegen en controleren van informatie. Auditvoorbereiding kost weken en het is lastig om snel betrouwbare managementinformatie te leveren.
Met een geïntegreerd QHSE-platform leg je audits, afwijkingen, verbetermaatregelen en KPI’s centraal vast. Je hebt op elk moment:
met EXB Software als ondersteuning
- Eén bron van waarheid voor kwaliteitsinformatie.
- Geplande controles en audits.
- Directe rapportages en dashboards voor management en auditors.
- Continue duidelijke opvolging, borging en inzetten van verbetermaatregelen.
- Steeds aantoonbaar compliant met wetten en regels.
2. Gezondheid en Veiligheid (Health & Safety)
Probleem
Veiligheidsbeleid is vaak wél goed op papier gezet, maar de praktijk is versnipperd. Registratie van incidenten, ongevallen en bijna-ongevallen verloopt via mail, formulieren of mondelinge meldingen.
Jouw verantwoordelijkheden
- Opstellen en handhaven van veiligheidsbeleid en -procedures.
- Uitvoeren van risico-inventarisaties en -evaluaties (RI&E) en het vertalen naar concrete maatregelen.
- Organiseren van veiligheidstrainingen, digitale toolboxen en instructies.
- Onderzoeken van incidenten en ongevallen, inclusief analyse, rapportage en opvolging.
- Monitoren van incidentcijfers, trends en effectiviteit van maatregelen.
Gevolg zonder goede ondersteuning
Belangrijke signalen gaan verloren of komen te laat op tafel. Je werkt veel reactief: na een incident, auditbevinding of vraag van de inspectie.
met EXB Software als ondersteuning
- Medewerkers kunnen incidenten en (bijna-)ongevallen laagdrempelig melden via de QHSE-app.
- U bewaakt de hele workflow: van melding tot analyse en maatregen.
- Medewerkers die iets melden worden geïnformeerd over de opvolging.
- Overzichten en trends geven je grip op risico’s en veiligheidsprestaties.
- Continu verbeteren (Plan-Do-Check-Act cyclus)
- U kunt aantonen dat je “in control” bent richting directie en toezichthouders.
3. Milieumanagement (Environment)
Probleem
Milieugegevens zijn vaak verspreid over afdelingen: facilitaire dienst, productie, inkoop, HR. Rapportages voor overheid en certificerende instellingen kosten daardoor veel tijd.
Jouw verantwoordelijkheden
- Zorgen voor naleving van milieuwetgeving en -normen (zoals ISO 14001).
- Beheren van afvalstromen, energieverbruik, emissies en andere milieu-indicatoren.
- Opstellen en bijhouden van milieubeleid, doelstellingen en programma’s.
- Coördineren van duurzaamheids- en ESG-initiatieven.
- Rapporteren aan overheden, klanten en andere stakeholders.
Gevolg zonder goede ondersteuning
Data moeten handmatig worden verzameld, gecontroleerd en overgetypt. Dit vergroot de kans op fouten en maakt het moeilijk om structureel te sturen op milieuprestaties.
met EXB Software als ondersteuning
- Risico- & impactanalyse / milieuaspecten in kaart brengen.
- Incident-, afwijking- en non-conformiteit-management.
- Audits, inspecties en controles plannen & uitvoeren.
- Milieu- en duurzaamheidsdata worden centraal vastgelegd en beheerd.
- U koppelt data aan beleid, doelstellingen, KPI’s en acties.
- Rapportages voor vergunningverleners, auditors en klanten zijn snel beschikbaar.
- U krijgt inzicht in trends en stuurinformatie voor verdere verduurzaming.
4. Beleid, Strategie en Risicobeheer
Probleem
QHSE is steeds meer onderdeel van integraal risicomanagement en GRC (Governance, Risk & Compliance). Toch zitten veel organisaties nog vast in losse lijsten, documenten en silo’s.
Jouw verantwoordelijkheden
- Adviseren van directie en MT over QHSE-strategie en risicobeheersing.
- Opstellen van jaarplannen, KPI’s en programma’s voor QHSE.
- Vertalen van wet- en regelgeving, normen en klantvereisten naar concreet beleid.
- Bewaken van voortgang, resultaten en effectiviteit van maatregelen.
- Stimuleren van een cultuur waarin veiligheid, kwaliteit en duurzaamheid vanzelfsprekend zijn.
Gevolg zonder goede ondersteuning
Je besteedt veel tijd aan het bijeen zoeken van informatie uit verschillende systemen. Het is lastig om integraal te laten zien: “Dit zijn onze belangrijkste risico’s en zo sturen we erop.”
met EXB Software als ondersteuning
- Je brengt risico’s, maatregelen, incidenten, audits en acties samen in één platform.
- Je kunt direct laten zien hoe risico’s zijn geborgd en welke maatregelen lopen en wie uitvoerend en wie verantwoordelijk is.
- Overzichten en dashboards ondersteunen besluitvorming op directieniveau.
- QHSE is aantoonbaar onderdeel van het bredere GRC-landschap.
5. Communicatie, Bewustzijn en Training
Probleem
QHSE staat of valt met gedrag op de werkvloer. Als informatie versnipperd is en medewerkers niet weten waar ze terecht kunnen, blijft QHSE “iets van de stafafdeling”.
Jouw verantwoordelijkheden
- Fungeren als centraal aanspreekpunt voor QHSE-vraagstukken.
- Voorlichten en trainen van medewerkers, leidinggevenden en contractors.
- Bevorderen van bewustzijn, meldcultuur en betrokkenheid.
- Delen van incidentlessen, best practices en updates in beleid of procedures.
- Borging van kennis via instructies, e-learnings en periodieke herhaling.
Gevolg zonder goede ondersteuning
Communicatie verloopt adhoc via e-mail, bijeenkomsten en losse documenten. Je hebt weinig inzicht in wie wat heeft gelezen, gevolgd of afgerond.
met EXB Software als ondersteuning
- Je publiceert centraal procedures, instructies en documenten en maakt ze mobiel beschikbaar.
- Medewerkers hebben één vaste plek voor informatie en meldingen.
- Die informatie is ook in de app beschikbaar.
- Trainingen, certificeringen en bevoegdheden structureer je o.a. ook met digitale toolboxen.
- De competenties zijn per medewerkers inzichtelijk.
- Je vergroot de betrokkenheid en transparantie, met minder losse communicatiekanalen.
Van brandjes blussen naar proactief QHSE-beleid
De verantwoordelijkheden van de QHSE-manager raken de hele organisatie. Zonder goede structuur en ondersteuning is het bijna onvermijdelijk dat je vooral reactief werkt: reageren op incidenten, auditbevindingen en vragen achteraf.
Met een geïntegreerd QHSE- en GRC-platform zoals EXB Software kunt u:
- Informatie bundelen in één omgeving in plaats van in losse Excel-bestanden en mappen.
- Processen standaardiseren en automatiseren, van melding tot maatregel.
- Aantoonbaar compliant zijn met wet- en regelgeving, ISO- en NEN-normen.
- Proactief sturen op risico’s en prestaties, in plaats van achteraf repareren.
- Meer rust en overzicht creëren – voor uzelf én voor de hele organisatie.
Hoe EXB Software je kan helpen
EXB Software is geen leverancier van “nog een systeem”, maar partner in organisatieverbetering. Samen kijken we naar:
- De huidige QHSE-processen, verantwoordelijkheden en informatiebronnen.
- Waar risico’s, doublures en inefficiënties zitten.
- Hoe we een geïntegreerde structuur kunnen neerzetten die past bij uw organisatie.
- Dat die nieuwe structuur een cyclus van continue verbetering kent.
- Hoe je stap voor stap kunt groeien naar aantoonbaar en proactief risicobeheer.
Wilt je uw rol als QHSE-manager verschuiven van brandjes blussen naar gericht sturen?
Wilt u echt het verschil maken en QHSE naar een hoger plan trekken?
Neem contact op voor een gesprek of een demo. We laten je graag zien hoe je met EXB Software meer grip, rust en overzicht krijgt in uw QHSE-verantwoordelijkheden.